«Делопроизводство» — автоматизация и ведение делопроизводства

Программный комплекс «Делопроизводство» предназначен для автоматизации и ведения делопроизводства в учреждениях и организациях в рамках общей системы электронного документооборота. Этот программный комплекс упрощает ведение делопроизводства, обеспечивая движение документов с момента их получения или создания и до завершения их исполнения, отправки и сдачи в дело или архив.

Программный комплекс «Делопроизводство» обеспечивает выполнение следующих основных функций:

• Перенос входящих документов на машинный носитель
• Регистрацию документов и направление на рассмотрение
• Рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль
• Исполнение и составление отчетов о выполнении
• Контроль состояния документов при их движении по подразделениям
• Контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины
• Подготовку исходящих и внутренних документов, назначение согласующих и направление на согласование
• Согласование документов и направление на подпись или отклонение их
• Подписание документов
• Регистрацию исходящих и внутренних документов
• Печать документов для отправки традиционным способом по почте
• Формирование дел и направление документов в дела
• Сортировку и полнотекстовый поиск документов
• Передачу документов в электронный архив
  

посмотреть иллюстрацию

В «Делопроизводстве» реализованы следующие функции контроля исполнения поручений:

• Учет контролируемых документов и своевременное доведение до исполнителей
• Автоматическое оповещение исполнителей о приближении сроков исполнения
• Контроль сроков исполнения
• Проверка и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля
• Формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины

Программный комплекс «Делопроизводство», модуль ППП «Канцлер», состоит из совокупности компонентов:

	Входящие документы
	Исходящие документы
	Внутренние документы

Программный комплекс «Делопроизводство» позволяет автоматизировать работу с документами для следующих служб организации:

• Канцелярия (включая машбюро)
• Контрольная служба
• Руководители всех уровней
• Секретари руководителей (если руководители работают с бумажными документами)
• Исполнители (все сотрудники, участвующие в процессе работы с документами, имеющие установленные рабочие места Lotus Notes)
• Ответственные за делопроизводство в подразделениях
• Отдел автоматизации (системный программист)
  

Компания IBA  занимается разработкой и внедрением систем автоматизации делопроизводства с 1998 года. Новое поколение программного комплекса «Делопроизводство», модуля СЭД «Канцлер», также соответствует нормативно–правовой базе Республики Беларусь, и имеет ряд преимуществ перед предыдущим поколением:

• Гибкость и настройка программного комплекса при помощи «Базовой системы»
• Поддержка территориально–распределенных структур (филиалов) с единым центром управления
• Движение по настраиваемому маршруту
• Возможность подключения электронной цифровой подписи, сертифицированной в Республике Беларусь
• Минимум ручного ввода: облегчение работы пользователей; защита от внесения некорректной информации
• Усовершенствованный дизайн: web–ориентированная структура панелей, разделение регистрационно–контрольной карточки на закладки, визуальные конструкторы
• Новые функциональные возможности: генерация сопроводительных документов, контроль движения бумажной копии документа
• Многофункциональный поиск: реквизитный, полнотекстовый и комбинированный поиск документов, сохранение результатов поиска в папку или документ-отчет, создание шаблонов поиска
• Генерация отчетности любого вида: библиотека шаблонов, возможность создания новых шаблонов отчетов

Системы автоматизации делопроизводства, разработанные компанией IBA на основе программного продукта предыдущего поколения «Делопроизводство и контроль исполнения», в течение многих лет используются в органах государственного управления и производственных предприятиях. Этот программный продукт стал победителем конкурса на лучшее отечественное программное обеспечение в номинации «Системы управленческого документооборота» в рамках выставки PTS'2004.

версия для печати