Архив

Главная О нас Новости Публикации в СМИ

"Белорусы и рынок", №47: "Не думай о документах свысока..."


Не думай о ДОКУМЕНТАХ свысока…

Наталья Канцлерова

Как часто Вам приходится сталкиваться с ситуациями, когда управление процессами выходит из–под контроля, теряются важные документы, требуется согласование множества персон? К сожалению, многие руководители сталкиваются с этим каждый день.

Вот какая история приключилась в одной ничем не примечательной организации.

«А кому сейчас легко?». С этой сакраментальной фразы, как обычно, начал свой рабочий день самый обычный чиновник, погружая в ортопедическое кресло свою измученную непосильным трудом спину. И, как бы подтверждая справедливость этой фразы, настойчиво зазвонил телефон, безнадежно упрятанный в хаосе из папок и прочих атрибутов рабочего стола.

  • Петр Петрович? Доброе утро! Как прошли выходные? Были на рыбалке? Щуку на 10 килограммов? Ну, Вы профи…, — щебетнула секретарша Лиза и тут же облеченным властью голосом потребовала для шефа пресловутый ДОКУМЕНТ № 1.
  • Утро не бывает добрым, — подумал Петр Петрович, с тоской глядя на сверкающую своей беспросветной чернотой папку, в которой покоился «сыроватый» документ под кодовым названием № 1…
  • Да, он же еще не согласован ни с замами, ни с замами замов, — схватился за лысину Петр Петрович и усугубил свою тоску мыслью о том, что никогда не видать ему рыбацкого счастья в облике щуки на 10 килограммов
  • Почти десять согласующих инстанций, — подсчитал в уме Петр Петрович и уже решил было навалиться грудью на работу, как снова зазвонил телефон. Телефон голосом секретарши шефа Лизы сообщил, что шеф уже совсем не может без ДОКУМЕНТОВ № 2, 3, 4, 5.
  • Когда верхи не могут, низы все равно делают, — сказал сам себе Петр Петрович и молниеносно вскочил с насиженного места.

Телефонный звонок секретарши шефа Лизы по поводу ДОКУМЕНТОВ № 1, 2, 3, 4, 5 немного омрачил всю идиллию, но мобилизовал Петра Петровича на поиск и подготовку документов, дабы смягчить удар разбушевавшейся начальственной стихии.

И вот тут–то и начался настоящий кошмар! Согласование ДОКУМЕНТА № 1 закончилось на 5–ой инстанции, т.к. некоторые замы пребывали в командировках и отпусках, замы замов в отгулах, и даже в загулах, а кое–кто просто тянул резину…

  • Из двух зол выбирают меньшее, — сказал проголодавшийся и изрядно измотанный Петр Петрович и занялся поиском ДОКУМЕНТОВ № 2, 3, 4, 5. Как выяснилось при поверхностном рассмотрении, ДОКУМЕНТЫ № 2, 3, 4, 5 тянули за собой ДОКУМЕНТЫ № 6, 7, 8, 9, а ДОКУМЕНТЫ № 6, 7, 8, вытекают из ДОКУМЕНТОВ 2, 3, 4, 5 — и это еще не все!
  • Где же тут конец? — с надеждой на архивариуса Надежду спросил Петр Петрович и понял простую истину: легче «отдать концы», чем их найти. И отдал концы…

Вот такая печальная история могла бы случиться в одной организации, где в документах царил хаос и неразбериха. Это, конечно, пусть жестокая, но все же шутка. А если говорить серьезно, не надо думать о документах свысока. Ведь от умения организовывать свой труд, и, в частности, работу с бесконечным количеством документов зависит как успех компании, так и здоровье каждого сотрудника. Как сохранить нервные клетки и последние волосы на голове, как сберечь себя для полноценной личной жизни и не превратиться в тень отца Гамлета?

Да просто надо поставить каждый документ на свое электронное место!

Как показывают исследования, популярность систем электронного документооборота растет с каждым годом. Конечно, внедрение подобной системы не будет панацеей от всех бед, но позволит решить следующие задачи:

  • Организация электронного документооборота: хранение, маршрутизация и движение документов в реальном масштабе времени, коллективная и групповая работа сотрудников.
  • Автоматизация делопроизводства: работа с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив.
  • Обеспечение хранения и архивной обработки: централизованное хранение базы данных всех документов; поиск дел и документов; экспорт из систем автоматизации делопроизводства.
  • Обеспечение ведения кадрового делопроизводства на предприятии: работа с учетными карточками сотрудников

Систем, решающих подобные задачи на белорусском рынке представлено не так уж много. Среди наиболее известных — пакет прикладных программ “КАНЦЛЕР” компании IBA, который на сегодняшний день имеет в своем составе два модуля — Делопроизводство и Архивное дело. Компания расширяет функциональные возможности «КАНЦЛЕРА» за счет разработки новых модулей «Управление персоналом», «Обращения граждан» «Договоры», «Система менеджмента качества» и других.

Более подробную информацию о продукте можно узнать, посетив специализированный ресурсwww.kancler.by. Специалисты компании ответят на все Ваши вопросы по телефонам: (017) 217 33 48.

Итак, настало время поставить каждый ДОКУМЕНТ на свое электронное место!