Главная Наши клиенты Топливно-энергетический комплекс

Система электронного документооборота ТОО «Экибастузская ГРЭС-1 имени Булата Нуржанова» (Казахстан)

Заказчик

Товарищество с ограниченной ответственностью «Экибастузская ГРЭС-1 имени Булата Нуржанова» представляет собой тепловую электрическую станцию конденсационного типа, осуществляющую производство и распределение электроэнергии с установленной мощностью 4 000 МВт. Основным топливом станции является каменный уголь экибастузских месторождений. Сегодня пять из восьми энергоблоков находятся в постоянной работе и могут выработать 2500 МВт. Около 20 % произведенной на станции электроэнергии поставляется в Россию, остальная часть распределяется на энергетическом рынке Казахстана.

Цели и задачи проекта

Целью проекта является создание и внедрение СЭД в ТОО «Экибастузская ГРЭС-1», которая будет способствовать:

  • Уменьшению бумажных документопотоков
  • Предотвращению многократного дублирования документов на бумажных носителях
  • Повышению быстроты и надежности доставки документов получателям, включая обособленные структурные подразделения
  • Сокращение времени на оповещение сотрудников об управленческих решениях
  • Повышению качества информационного обслуживания сотрудников
  • Созданию возможностей для эффективного поиска требуемых документов
  • Улучшению возможностей контроля исполнительской дисциплины
  • Улучшению эффективности работы с документами 
  • Повышению исполнительской дисциплины.

Одним из существенных критериев выбора компании IBA в качестве исполнителя проекта стал успешный многолетний опыт специалистов компании IBA в разработке и внедрении систем электронного документооборота на предприятиях/организациях Беларуси и стран СНГ.

Создание СЭД на базе ППП «Канцлер» призвано обеспечить выполнение следующих задач:

  • Автоматизация процессов обработки организационно-распорядительных документов от момента их регистрации до списания в дела, включая цикл рассмотрения/исполнения, с участием сотрудников службы ДОУ, секретарей руководителей и ответственных за делопроизводство структурных подразделений
  • Автоматизация централизованной рассылки документов в электронном виде в структурные подразделения
  • Организация переписки в электронном виде с обособленными структурными подразделениями
  • Организация автоматизированного контроля исполнительской дисциплины
  • Ведение номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел в электронном виде.

Краткое описание проекта:

На этапе реализации проекта системы была разработана организационно-технологическая основа для поэтапного построения полнофункциональной автоматизированной системы документооборота, обеспечивающей комплексную автоматизацию связанных с обработкой документов бизнес-процессов ТОО «Экибастузская ГРЭС-1».
Для выполнения поставленных перед IBA задач использовались следующие приложения: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Потоковое сканирование», «Гербовые бланки», «Обращения граждан», «Электронная цифровая подпись», «Договоры», «Система менеджмента качества», «Нормативные документы», «Задания» пакета прикладных программ (ППП) «Канцлер»

Результаты проекта:

В период с июля по ноябрь 2011 г. в рамках договора с ТОО «Экибастузская ГРЭС-1»  компанией IBA были осуществлены следующие работы: 

  • Проанализировано документационное обеспечение управления заказчика с целью учета особенностей бизнес-процессов при построении системы электронного документооборота
  • Разработано и утверждено техническое задание на внедрение системы
  • Реализована полнофункциональная автоматизированная система документооборота предприятия
  • Проведена настройка системы согласно техническому заданию
  • Проведено обучение администраторов и ключевых пользователей и др.
  • Система передана в промышленную эксплуатацию.

В настоящее время организована техническая и консультационная поддержка промышленной эксплуатации СЭД

Перспективы развития

Планируется развитие системы и внедрение нового функционала для мобильных и планшетных устройств.