Главная Наши клиенты Банки и финансовые учреждения

Система электронного документооборота ОАО «БПС-Сбербанк» (Беларусь)

Заказчик
ОАО «БПС-Сбербанк» (ранее ОАО «БПС-Банк») — один из старейших и крупнейших банков Республики Беларусь.

Корреспондентская сеть «БПС-Сбербанка» — одна из самых разветвленных и динамично развивающихся среди белорусских банков. Корреспондентские отношения поддерживаются с 622 банками из 76 стран мира.

Исторически сложилось, что клиентами Банка были и остаются многие государственные предприятия и организации базовых отраслей экономики.
Состав филиальной сети Банка включает: представительство в Польше, 6 региональных дирекций, 35 центров банковских услуг, 149 точек продаж.

Цели и задачи проекта
По результатам открытого конкурса компания IBA была выбрана исполнителем работ по внедрению программного обеспечения системы электронного документооборота (СЭД) и архива электронных документов в Центральном аппарате и структурных подразделениях ОАО «БПС-Сбербанк» с целью:

  • Улучшения эффективности работы с документами
  • Повышения исполнительской дисциплины
  • Уменьшения объема бумажного документооборота 
  • Повышения скорости обмена документами между подразделениями и Центральным аппаратом
  • Обеспечения руководителя возможностью полноценно работать с документами СЭД в любом месте, где есть выход в сеть Internet.

Весомым критерием выбора компании IBA в качестве исполнителя проекта было полное соответствие всем конкурсным требованиям: 

  • Наличие внедрений в банках Республики Беларусь
  • Один контур документооборота 
  • Централизованное серверное решение 
  • Использование сертифицированной ЭЦП 
  • Аутсорсинг при внедрении и сопровождении.

Применение СЭД на базе ППП «Канцлер» обеспечило выполнение следующих задач: 

  • Автоматизацию процессов обработки организационно-распорядительных и справочно-информационных документов, включая обращения граждан, от момента их регистрации до списания в дело 
  • Организацию автоматизированного контроля исполнительской дисциплины
  • Ведение номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел в электронном виде
  • Повышение скорости и надежности доставки документов получателям и оповещение сотрудников об управленческих действиях 
  • Отказ от некоторых бумажных документопотоков 
  • Создание возможностей для эффективного поиска требуемых документов.

Помимо этого, разработка и внедрение программного комплекса для работы руководителя с документами СЭД в режиме on-line с использованием планшетный компьютеров iPad, обеспечило выполнение следующих функций: 

  • Ознакомление
  • Внесение резолюций 
  • Согласование
  • Подписание документа ( в том числе с применением ЭЦП)
  • Обеспечение эффективного поиска документов.

Краткое описание проекта:

Для построения СЭД ОАО «БПС-Сбербанк» на базе ППП «Канцлер» использовались следующие приложения: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Договоры», «Задачное управление», «Журнал документов», «Потоковое сканирование», «ЭЦП» и приложение  «Мобильный Канцлер».

Реализованная Система обеспечивает возможность работы с электронными документами в Центральном аппарате и более чем 40 территориально распределенных структурных подразделениях банка в едином контуре.

Приложение «Мобильный Канцлер» позволяет руководителям банка удаленно работать с документами СЭД в любом месте, где есть выход в сеть Интернет, с помощью планшетного компьютера AppleiPad. Приложение «Мобильный Канцлер» функционирует не только на планшетах, но и на стационарных компьютерах и ноутбуках посредством работы через браузер InternetExplorer.

СЭД на базе ППП «Канцлер» обеспечивает интеграцию с системой межведомственного электронного документооборота (СМДО) государственных органов Республики Беларусь.

Результаты проекта:

В настоящее время в Системе работает более 4 500 пользователей, во время пиковых нагрузок количество одновременно работающих пользователей достигает порядка 2 000 человек.

Благодаря внедрению Системы значительно повысилась эффективность работы с документами в целом, исполнительская дисциплина, скорость обмена документами между подразделениями и Центральным аппаратом банка. Заметно сократился объем бумажного документооборота, и снизилось время на принятие управленческих решений. 

Перспективы развития

Реализованная СЭД постоянно модифицируется и подстраивается под новые требования ОАО «БПС-Сбербанк». Одной из последних разработок является автоматизация передачи документов нормативного характера из приложения «Делопроизводство» ППП «Канцлер» в базу данных «Консультант Плюс». В перспективе планируется дальнейшее развитие и расширение функционала Системы.

Дочерняя компания ЗАО «Небанковская кредитно-финансовая организация «ИНКАСС.ЭКСПЕРТ», созданная ОАО «БПС-Сбербанк» для оказания клиентам кассово-инкассаторских услуг, при автоматизации документооборота также остановила свой выбор на ППП «Канцлер».

 
Отзыв Д.В. Ходорцевич, директора Департамента администрации ОАО «БПС-Сбербанк»: «ОАО «БПС-Сбербанк» на протяжении ряда лет сотрудничает с СП ЗАО «Международный деловой альянс» (IBA) в плане автоматизации ведения делопроизводства в центральном аппарате и филиальной сети банка. Установленное и внедренное программное обеспечение – пакет прикладных программ «Канцлер» — позволило полностью решить вопрос создания централизованной системы документооборота банка, объединило разрозненные информационные ресурсы филиальной сети в единую базу данных…» Отзыв ОАО «БПС-Сбербанк»

 

Отзыв А.В. Шнека, заместителя Председателя Правления ОАО «БПС-Сбербанк»: «Работы по внедрению СЭД И АЭД были выполнены качественно, с соблюдением сроков. Руководство ОАО «БПС-Сбербанк» выражает признательность сотрудникам IBA… за профессиональный подход к решению поставленных задач, организованность и добросовестное соблюдение договорных обязательств…».Отзыв ОАО «БПС-Сбербанк»