Канцлер

Российско-белорусский научно-практический журнал «Управление защитой информации», том 12, №2, 2008 год: «Возможности сочетания электронного и бумажного документооборота: проблемы правового регулирования в Республике Беларусь»

Введение
Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки, производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.
Несмотря на все достоинства электронного документооборота, иногда возникает необходимость организовать взаимодействие систем электронного и бумажного документооборота, переводить документы из электронной в бумажную форму и наоборот. Характерным примером может служить организация, в которой организационно-распорядительный документооборот реализован в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи. Если необходимо выдать какой-либо документ работнику на руки либо по запросу уполномоченного государственного органа, а также ввести бумажный документ в систему электронного документооборота организации, возникает вопрос, каким образом это можно сделать.
С технической точки зрения существенных проблем не возникает, т.к. задача решается путем распечатки / сканирования текста.
Но наряду с технической стороной вопроса, имеется еще и юридическая. Для участников документооборота важно, чтобы документ после перехода из одной формы в другую сохранял свою юридическую силу. В настоящей статье будут рассмотрены юридические аспекты сочетания электронного и бумажного документооборота в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь, показаны существующие проблемы.

Основная часть
Основным нормативным правовым актом, определяющим правовые основы применения электронных документов, предъявляемые к электронным документам требования, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, является Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» [1].
Возможны следующие варианты сочетания электронного и бумажного документооборота, которые по-разному регламентируются законодательством:

  1. Параллельное создание электронного документа и документа на бумажном носителе. В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа (ст. 9 Закона «Об электронном документе» [1]).
  2. Создание электронного документа на основе бумажного. Перенос юридической силы отдельных реквизитов с бумажного документа на электронный документ законодательством не предусмотрен. Бумажный документ исполняет роль своего рода «черновика» для подготовки электронного документа. Таким образом, данная процедура тождественна созданию абсолютно нового электронного документа.
    В результате обеих процедур получаются два несвязанных и независимых друг от друга документа. Юридическая сила бумажного и электронного документов зависит от соблюдения установленной процедуры их создания.
  3. Создание бумажного документа на основе электронного (Закон «Об электронном документе» именует в данном случае бумажный документ «копия электронного документа на бумажном носителе» [1]). При этом создаваемый экземпляр документа на бумажном носителе должен содержать указание на то, что он является копией соответствующего электронного документа. Кроме того, копию электронного документа на бумажном носителе требуется удостоверить. В результате оригинал электронного документа и его копия на бумажном носителе будут иметь одинаковую юридическую силу. При этом юридическая сила бумажного документа будет обусловлена юридической силой электронного документа.
    Соответственно, в отношении копии электронного документа на бумажном носителе возникает вопрос: кто и каким образом может его удостоверять? Очевидно, что нарушение процедуры удостоверения повлечет отсутствие юридической силы у документа на бумажном носителе.


В соответствии с ч.3 ст. 10 Закона «Об электронном документе» удостоверять форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе могут:


Рассмотрим нормативную регламентацию этих двух процедур более подробно.
Отношения в области осуществления нотариальной деятельности регулируются Законом Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности» [2]. Данный Закон устанавливает перечни нотариальных действий, которые могут совершаться нотариусами (ст. 48), уполномоченными должностными лицами (ст. 49). В частности данные субъекты свидетельствуют верность копий документов и выписок из них (п.п. 1.5 ст. 48 и п.п. 1.4 ст. 49).
При этом уполномоченные должностные лица совершают нотариальные действия только в тех населенных, где нет государственных нотариальных контор и нотариальных бюро. В таких случаях по решению местного исполнительного и распорядительного органа совершение нотариальных действий возлагается на руководителя, его заместителя, секретаря или члена местного исполнительного и распорядительного органа [2].

Свидетельствуя верность копии документа, нотариус руководствуется правилами совершения нотариальных действий, установленных Законом [2] и Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 № 63 [3]. Ни Закон, ни Инструкция не указывают, каким образом должна удостоверяться копия электронного документа на бумажном носителе, хотя процедуры совершения иных нотариальных действий регламентированы достаточно подробно.
Вторая категория субъектов, которые могут удостоверять копии электронных документов на бумажном носителе – это индивидуальные предприниматели или юридические лица, имеющие в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности (далее по тексту – специализированные организации).
В редакции Закона «Об электронном документе», действовавшей до внесения изменений Законом от 29.06.2006 N 137-З, требования к специализированной организации формулировались несколько по иному: «имеющие лицензию на осуществление такой деятельности» [4]. С внесением изменений требование о наличии лицензии для данного вида деятельности явным образом из Закона исключено, однако по существу ничего не изменилось.
В настоящий момент деятельность по технической защите информации, в т.ч. криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи, значится в Перечне видов деятельности, на осуществление которых требуются специальные разрешения (лицензии), утв. Декретом Президента Республики Беларусь от 17.10.2003 № 17 [5]. А в Перечень работ и услуг, составляющих данный вид лицензируемой деятельности, входит «удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе» [6]. Таким образом, для оказания услуг по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе по-прежнему необходимо наличие специального разрешения (лицензии). Лицензирующим органом является Государственный центр безопасности информации при Президенте Республики Беларусь (далее – ГЦБИ)*.
Таким образом, возможность создания юридически значимой копии электронного документа на бумажном носителе в принципе существует. Однако реализация данной возможности на практике серьезно ограничивается:


В результате все преимущества электронного документооборота утрачиваются.
В этой связи целесообразным представляется внесение изменений в Закон «Об электронном документе», которые бы разрешили владельцу информационной системы самостоятельно определять, в каком порядке должны удостоверяться копии электронных документов на бумажном носителе.
В настоящий момент, организация – владелец информационной системы может самостоятельно удостоверять форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе только получив лицензию на осуществление деятельности по технической защите информации с указанием составляющей данный вид деятельности. Возникает вопрос, можно ли считать требование о лицензировании в части удостоверения форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе совершенно оправданным? Согласно Декрету Президента Республики Беларусь от 14 июля 2003 г. N 17, лицензирование вводится для защиты интересов национальной безопасности, общественного порядка, защиты прав и свобод, нравственности, здоровья населения, охраны окружающей среды [5]. В этой связи для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц устанавливаются определенные требования, соблюдение которых и позволит получить лицензию и в ходе своей деятельности не допустить ущерба указанным выше социальным благам.
Специфика рассматриваемой ситуации заключается в том, что законодательство признает право удостоверять форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе за двумя достаточно разными группами субъектов. Нами проведено сравнение требований, которые предъявляются законодательством к нотариусам [2] и организациям, претендующим на осуществление деятельности по технической защите информации [6]. В сводном виде результаты сравнения представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Сравнение требований, установленных в отношении нотариусов и организаций, имеющих право на осуществление деятельности по технической защите информации

 
Нотариус
ИП или ЮЛ, имеющее право на осуществление деятельности по технической защите информации
Лицензируемый вид деятельности (составляющие работы и услуги)
Частная нотариальная деятельность
Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе
Лицензирующий орган
Министерство юстиции Республики Беларусь
Государственный центр безопасности информации при Президенте Республики Беларусь
Требования к специалистам
Гражданство
РБ
Не имеет значения
Образование
высшее юридическое
высшее профессиональное образование в области технической защиты информации / высшее или среднее профессиональное (техническое) образование и прошедших переподготовку или повышение квалификации по вопросам технической защиты информации
Требования к организации
 
 
наличие средств измерения и контроля, технических и программных средств, а также помещений для выполнения работ и услуг, составляющих лицензируемую деятельность, отвечающих требованиям нормативных правовых актов по технической защите информации
 
 
наличие нормативной и методической документации, разработанной соискателем лицензии, для осуществления работ и услуг, составляющих лицензируемую деятельность, согласно нормативным правовым актам по технической защите информации

Из приведенной таблицы следует, что требования, установленные для нотариусов, не предусматривают наличия какой-либо специальной компетенции для удостоверения копии электронных документов на бумажных носителях. Более того, данное право законодательно признается за уполномоченными должностными лицами (напомним, что ими могут выступать руководителя, его заместителя, секретарь или член местного исполнительного и распорядительного органа). Тем самым, законодатель признает квалификацию данных лиц достаточной для выполнения данного вида работы. Из этого можно сделать вывод, что организация, которая эксплуатирует информационную систему, включающую электронный документооборот, заведомо располагает возможностью квалифицированно удостоверить копию электронного документа на бумажном носителе. Таким образом, имеющиеся в настоящий момент правовые ограничения носят искусственный характер.

Заключение
Действующее законодательство предусматривает возможность преобразовывать документы из электронной в бумажную форму с сохранением их юридической силы. Однако законодательно регламентированная процедура данного преобразования является весьма сложной и трудоемкой.
В этой связи полагаем целесообразным дополнить ст. 10 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе» нормой, предусматривающей возможность владельца информационной системы самостоятельно удостоверять копии обрабатываемых в ней электронных документов на бумажных носителях.

Литература:

  1. Об электронном документе: Закон Респ. Беларусь, 10 янв. 2000 г., N 357-З: В ред. Законов Республики Беларусь от 29.06.2006 N 137-З, от 20.07.2006 N 162-З // Эталон-Беларусь [Электрон. ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
  2. О нотариате и нотариальной деятельности: Закон Респ. Беларусь, 18 июля 2004 г. N 305-З: В ред. Законов Республики Беларусь от 16.05.2006 N 115-З, от 26.12.2007 N 300-З, от 26.12.2007 N 301-З, от 05.01.2008 N 315-З, от 20.06.2008 N 348-З) // Эталон-Беларусь [Электрон. ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
  3. Об утверждении Инструкции о порядке совершения нотариальных действий: Пост. Мин. юстиции Респ. Беларусь, 23 окт. 2006 г. N 63: В ред. Пост. Мин. юстиции Респ. Беларусь от 18.12.2006 N 86, от 20.02.2007 N 7, от 30.10.2007 N 72, от 28.12.2007 N 92, от 29.05.2008 N 30 // Эталон-Беларусь [Электрон. ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
  4. Об электронном документе: Закон Респ. Беларусь, 10 янв. 2000 г., N 357-З: В ред. Закона Республики Беларусь от 20.07.2006 N 162-З // Эталон-Беларусь [Электрон. ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
  5. О лицензировании отдельных видов деятельности: Декрет Президента Респ. Беларусь, 14 июля 2003 г. N 17: В ред. Декретов Президента Респ. Беларусь от 03.05.2004 N 2, от 14.10.2004 N 9, от 08.11.2004 N 13, от 14.01.2005 N 2, от 09.03.2005 N 3, от 18.06.2005 N 7, от 09.09.2005 N 11, от 22.11.2005 N 15, от 08.12.2005 N 16, от 04.09.2006 N 15, от 31.12.2006 N 22, от 26.11.2007 N 7, от 10.04.2008 N 6 // Эталон-Беларусь [Электрон. ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
  6. Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по технической защите информации, в том числе криптографическими методами, включая применение электронной цифровой подписи: Пост. Сов. Министров Респ. Беларусь, 20 окт. 2003 г. N 1374: В ред. Пост. Сов. Министров Респ. Беларусь от 29.12.2007 N 1902 // Эталон-Беларусь [Электрон. ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.
  7. О государственных закупках: Указ Президента Респ. Беларусь, 25 авг. 2006 г. N 529: В ред. Указов Президента Респ. Беларусь от 14.06.2007 N 277, от 26.11.2007 N 602, от 03.06.2008 N 296 // Эталон-Беларусь [Электрон. ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2008.

* В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь N229 от 21 апреля 2008 переименован в Оперативно-аналитический центр при Президенте Республики Беларусь.