Канцлер

Территориально-распределенная система электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в Объединении «Белорусская железная дорога»

Заказчик

Белорусская железная дорога (БЖД) является государственным объединением, подчиненным Министерству транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, в состав которого входит ряд организаций, имеющих статус юридического лица, и представительств.

Цели и задачи проекта

Стратегия развития Белорусской железной дороги, направленная на повышение эффективности деловых и производственных процессов разветвленной структуры, максимальную автоматизацию всех подразделений и улучшение качества обслуживания клиентов, привела к необходимости автоматизации документооборота.

Перед компанией IBA стояла задача создания территориально-распределенной корпоративной системы электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в РУП «Главный расчетный информационный центр БЖД» (РУП ИРЦ БЖД) и 6 отделениях БЖД: Барановичском, Брестском, Витебском, Гомельском, Минском, Могилевском, которая была призвана обеспечить выполнение следующих задач:
 

Краткое описание проекта

Существующая технология работы с документами ориентирована на три уровня иерархии: руководство, служба делопроизводства и контроля исполнения (далее – НДК), исполнители.

Руководство принимает решения о дальнейшем движении документов, подписывает их или визирует, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки исполнения, задает стратегию исполнения в форме резолюции.

Ответственные исполнители (руководители структурных подразделений) организуют работу непосредственных исполнителей, которые занимаются отработкой документов.

НДК осуществляет прием и регистрацию документов, ввод сведений и заданий в систему контроля исполнения, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль исполнения поручений, выдачу различных справок по состоянию исполнения документов, анализ по состоянию исполнения документов и документообороту, передачу документов в архив. НДК непосредственно отвечает за ведение и методологию документационного обеспечения управления.

Технология работы с документами определена единой инструкцией, действующей для всех субъектов БЖД. Применяется система кодирования субъектов и номенклатуры дел. Организационная структура Объединения является трехуровневой (Управление БЖД – организации и учреждения дорожного подчинения – их обособленные структурные подразделения).


Результаты проекта

Внедренная в Управлении БЖД, во всех отделениях БЖД и РУП ИРЦ БЖД территориально-распределенная корпоративная система электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи состоит из следующих приложений: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Потоковое сканирование».

Масштаб внедрения – более 2000 конкурентных лицензий ППП «Канцлер».

Внедрение автоматизированной системы документооборота позволило:

 
Отзыв И.И Отлига, начальника РУП «Главный расчетный информационный центр» БЖД:«Уважаемый Сергей Вадимович! Благодарю компанию СП ЗАО «Международный деловой альянс» за добросовестно выполняемую работу в рамках договора по сопровождению пакета прикладных программ «Канцлер», автоматизирующего документооборот организаций Белорусской железной дороги. Хочется подчеркнуть оперативность и качество выполнения услуг…» Отзыв от  РУП «Главный расчетный информационный центр» БЖД
 

Отзыв В.Н. Шубадерова, главного инженера Белорусской железной дороги: «Выражаем благодарность СП ЗАО «Международный деловой альянс» за большой объем работ, проведенный с целью автоматизации процесса ведения делопроизводства в организациях Белорусской железной дороги. Автоматизация проводилась на базе ППП «Канцлер» … качественно и в срок, с учетом особенностей документооборота, сложившегося на Белорусской железной дороге». Отзыв БЖД