Канцлер

«Внутренние документы» — работа с внутренними документами

   

  «Внутренние документы», компонент приложения «Делопроизводства», предназначен для работы с внутренними документами в рамках общей системы автоматизации делопроизводства.

Полный цикл обработки и движения внутренних документов включает в себя следующие операции:

Создание внутренних документов в учреждении может быть инициировано любым сотрудником, а его согласование четко регламентируется в инструкции по делопроизводству. В случае, когда этап согласования опускается по инициативе исполнителя, документ передается непосредственно на подпись руководителю.

При передаче проекта документа на согласование и подпись сотрудникам, участвующим в жизненном цикле документа, сообщения о необходимости его согласования направляются автоматически. Должностные лица могут согласовать документ или отклонить его с обоснованием причины. Несогласованный документ возвращается автору на доработку, а согласованный направляется руководителю на подпись. После того, как документ подписан или утвержден руководителем, он передается в канцелярию, где осуществляется его автоматическая регистрация.

После регистрации руководитель получает возможность рассмотреть документ, наложить резолюцию, определить исполнителя (или исполнителей), установить сроки исполнения и назначить в случае необходимости ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа исполнитель ставит отметку об исполнении и направляет документ в дело.