Главная Продукты Система электронного архива «Канцлер» на IBM Content Foundationt

Система электронного архива «Канцлер» на IBM Content Foundation (ранее- IBM FileNet)

СЭД Канцлер на FileNet

 

 

Система электронного архива «Канцлер» на IBM Content Foundation (ранее — IBM FileNet) − специализированный продукт, предназначенный для организации электронного архивного делопроизводства, который позволяет:  

 

  • Организовать систематизированный учет и хранение документов, вышедших из оперативного делопроизводства и подлежащих хранению в архиве организации
  • Обеспечить возможность оперативного поиска хранящихся в архиве документов
  • Предоставить пользователям регламентированный доступа к документам архива
  • Создать эффективные технологии работы с содержанием документов.

 Архив на FileNet

 

Ввод данных в систему осуществляется в следующих режимах:
  • Ручной − добавление данных непосредственно пользователем
  • Автоматический − выгрузка данных из внешних систем.

 Модули системы обеспечивают выполнение следующих операций над документами:
  • Формирование и ведение номенклатуры дел
  • Формирование и оформление дел
  • Формирование и ведение описей дел
  • Систематизация дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища
  • Поиск информации (дел и документов), находящихся на хранении в архиве
  • Выдача дел во временное пользование, контроль движения и выдачи дел, учет использования документов
  • Фондирование архива − формирование и ведение фондов в архиве организации;
  • Ведение справочников, каталогов, учетных документов архива;
  • Контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению;
  • Формирование и ведение актов о выделении документов и дел к уничтожению.

В системе предусмотрена возможность интеграции с существующими информационными системами (ИС) заказчика. Это позволяет формировать единое архивное информационное пространство организации, включающее электронные документы из системы оперативного документооборота и копии бумажных архивных документов организации.

Преимущества системы:
  • Оптимизация и снижение трудозатрат работников архива за счет минимизации ручных операций, исключения дублирования однотипных операций при работе с архивными документами
  • Повышение оперативности и управляемости документационных процессов в архиве организации
  • Сокращение затрат на процессы в архиве организации, в том числе за счет исключения дублирования ввода информации и повышения ее достоверности и актуальности, улучшения возможностей по оперативному поиску документов
  • Обеспечение безопасности, конфиденциальности и целостности информационных ресурсов организации
Управление доступом к документам реализовано с использование ролевой структуры организации (справочник ролей сотрудников).
 
Дополнительно

Приложение «Модуль сканирования» на базе продуктов ABBYY — собственный продукт IBA Group — легко интегрируется с системой архивного документооборота и позволяет решать следующие задачи:

  • Сканирование документов на бумажных носителях
  • Распознавание и верификация документов
  • Экспорт распознанных данных и отсканированных образов в хранилище FileNet