Главная Продукты Система электронного архива «Канцлер» на IBM Content Foundationt Модули системы электронного архива на IBM Content Foundation

Модули системы электронного архива

Модуль «Номенклатура дел»

В рамках функционального модуля системы электронного архива на IBM FileNet «Ведение номенклатуры дел» реализованы следующие задачи:

  • Формирование номенклатуры дел (в том числе создание регистрационной карточки (далее РК) архивных документов, дел)
  • Редактирование номенклатуры дел (копирование, удаление, сортировка заголовков дел, утверждение номенклатуры)
  • Просмотр номенклатуры дел (просмотр общих сведений о номенклатуре, просмотр документов и дел, входящих в номенклатуру)
  • Печать номенклатуры дел.
  • PK на FileNet

 Модуль «Опись дел»

В рамках функционала формирования и оформления дел в Системе реализованы следующие задачи:

  • Расчет количества листов дела и поддержка томов
  • Оформление внутренней описи дела
  • Формирование описей дел структурных подразделений
  • Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (на документы структурных подразделений организации).
 Модуль «Передача дел на архивное хранение»
 

Функциональный модуль «Передача дел на архивное хранение» обеспечивает:

  • Контроль сроков хранения документов и дел
  • Формирование и оформление сводных описей дел (сводные описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу)
  • Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (на документы организации в целом).
Модуль «Контроль сроков хранения и выделения к уничтожению дел структурных подразделений»

В рамках функционального модуля «Контроль сроков хранения и выделения к уничтожению дел структурных подразделений» решены задачи:

  • Учета и печати актов об уничтожении дел
  • Изменение статусов документов и дел, их перевод их в категорию выделенных к уничтожению по истечении установленных сроков хранения.
Модуль «Топографирование дел»

Система поддерживает систематизацию и топографирование дел и документов, в том числе:

  • Возможность отнесения дела к рубрике того или иного классификатора
  • Просмотр списка дел, отнесенных к конкретной рубрике того или иного классификатора
  • Ведение классификаторов
  • Указание в РК дела (тома, части) места его хранения – номер хранилища, номер стеллажа, номер полки
  • Просмотр списка дел, закрепленных за каким-либо местом архивного хранилища.