Главная Продукты ППП «Канцлер» на IBM Notes/Domino Приложения CMK

Приложение «Система менеджмента качества»

Приложение «Система менеджмента качества» предназначено для автоматизации ведения и учета документов системы менеджмента качества (СМК) на предприятии.

Приложение «СМК» автоматизирует ведение и учёт документов СМК на предприятии и включает в себя два компонента:

  •  «СМК. Документы» обеспечивает программное управление документами СМК и предоставляет заинтересованным сотрудникам организации возможность оперативного ознакомления и использования актуальных версий документов, относящихся к системе менеджмента качества.
    Приложение обеспечивает автоматизацию управления документами СМК, а также создание базы данных «Документы СМК», предназначенной для хранения, оперативного согласования и ознакомления пользователей с документами системы менеджмента качества в электронном виде при помощи средств электронной почты. Сотрудники предприятия имеют возможность всегда работать с актуальными документами СМК.
    Внесение изменений в документы производится только через создание новых версий.

 СМК, приложение система менеджмента качества. СЭД Канцлер

    • «СМК. Аудит» автоматизирует оформление и обработку документов при проведении аудита СМК, действующей на предприятии и предоставляет возможность формирования программы аудита на год, плана-графика аудитов на месяц, программы внешних аудитов, контрольного листа, протокола несоответствий, протокола предупреждающих действий, корректирующих действий, отчетов по аудитам.
      «СМК. Аудит» обеспечивает автоматизацию процессов:
       • Подготовки к проведению аудита
       • Разработки, согласования и утверждения программы аудита 
       • Планирования аудита
       • Распределения объектов аудита по ответственным исполнителям (аудиторам)
       • Сбора, систематизации и обработки результатов аудита 
       • Формирования отчетов по результатам проведенного аудита в рамках отдельного объекта и сводного отчета по организации в целом.
       

    Система менеджмента качества СМК. Приложение СЭД Канцлер

       Приложение обеспечивает выполнение следующих функций:

      •  Формирование и ведение библиотеки документов с учетом версий документов
      Приложение обеспечивает создание, разработку, проверку, согласование, утверждение и рассмотрение документов СМК. Документы СМК хранятся либо в виде файла, прикрепленного к карточке, либо в виде текста с возможностью построения перекрестных ссылок на другие документы СМК.

      •  Отправка в архив
      Приложение обеспечивает перенос рабочих документов СМК и связанных с ними протоколов в архивную базу данных.

      •  Ревизия документов СМК
      Для определения актуальности содержания документов и внесения в них соответствующих изменений в приложении реализована функция ревизии документов СМК. Гибкая система настройки периодичности проведения ревизии допускает перенос сроков ревизии на новую дату, если документы актуальны и не требуют внесения изменений.
      При необходимости доработки документов СМК автоматически создаются проекты новых версий документов

      •  Корректировка документов СМК
      В приложении разработана функция корректировки, которая позволяет вносить изменения в документы СМК путем создания проектов новых версий документов СМК. Этот проект проходит весь путь от разработки и проверки до утверждения, после чего новые версии автоматически заменяют старые.

      •  Формирование программ и планов-графиков проведения внутреннего аудита
      Приложение позволяет планировать проведение аудиторских проверок на определенный период времени. Реализована возможность прохождения  программами и планами процедуры согласования, подписания и утверждения.

      •  Создание протоколов несоответствия, предупреждающих и корректирующих действий
      По результатам проведения внутреннего аудита могут быть созданы документы как с указанием мер по предупреждению возникновения нарушений, так и по устранению имеющихся замечаний. Протоколы имеют жизненный цикл от момента создания до утверждения с возможностью ознакомления всех заинтересованных лиц.

      •  Формирование программы внешних аудитов
      Приложение позволяет формировать и хранить в базе данных программы проведения проверок сторонних аудиторских организаций.

      •  Ознакомление
      В приложении предусмотрена возможность рассылки актуальных документов СМК для ознакомления определенному кругу лиц. Список рассылки формируется перед отправкой документа «На ознакомление». Пользователи, включенные в список, получают по электронной почте уведомление со ссылкой на документ. Пользователи обязаны зафиксировать факт ознакомления нажатием соответствующей кнопки. Эта информация отражается в протоколах ознакомления.

      •  Протоколирование событий
      Приложение автоматически протоколирует события жизненного цикла документов СМК. В протоколе фиксируется время совершения действия над документом, фамилия и должность пользователя, осуществившего действие, описание произведенных действий.

      •  Рассылка напоминаний и уведомлений
      Приложение выполняет автоматическую рассылку напоминаний и уведомлений о приближении даты окончания разработки, проверки документов СМК, согласования, утверждения или о приближающейся дате ревизии. Пользователю предоставлена возможность настраивать список событий, по которым будет осуществляться рассылка, а также задавать периодичность и сроки рассылки сообщений.

      Безопасность
      Гибкая настройка прав доступа и использование механизма ролей позволяют обеспечить сохранность и конфиденциальность информации в соответствии с требованиями нормативных актов и регламентов организации.

      Списки документов
      Приложение обеспечивает формирование всевозможных списков (видов) документов СМК, сгруппированных по разным реквизитам:

      • Проекты документов — по категории и по статусу
      • Актуальные документы — по категории
      • Протоколы регистрации и рассылки — по пользователям
      • «Горячая линия» — по обращению пользователей в службу качества и службу технической поддержки.