Главная Продукты ППП «Канцлер» на IBM Notes/Domino Приложения Делопроизводство

«Делопроизводство» — автоматизация и ведение делопроизводства

Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации и ведения делопроизводства в учреждениях и организациях в рамках общей системы электронного документооборота. Это приложение упрощает ведение делопроизводства, обеспечивая движение документов с момента их получения или создания и до завершения их исполнения, отправки и/или сдачи в дело или архив.

Приложение «Делопроизводство» обеспечивает выполнение следующих основных функций:

  • Перенос входящих документов на машинный носитель
  • Регистрацию документов и направление на рассмотрение
  • Рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль
  • Исполнение и составление отчетов о выполнении
  • Контроль состояния документов при их движении по подразделениям
  • Контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины
  • Подготовку исходящих и внутренних документов, назначение согласующих и направление на согласование
  • Согласование документов и направление на подпись или отклонение их
  • Подписание документов
  • Регистрацию исходящих и внутренних документов
  • Печать документов по шаблонам MS Office, Open Office  для отправки традиционным способом по почте
  • Печать адреса на конвертах
  • Формирование дел и направление документов в дела
  • Сортировку и полнотекстовый поиск документов
  • Передачу документов в электронный архив.

 Автоматизация и ведение делопроизводства

 

В «Делопроизводстве» реализованы следующие функции контроля исполнения поручений:

  • Учет контролируемых документов и своевременное доведение до исполнителей
  • Автоматическое оповещение исполнителей о приближении сроков исполнения
  • Контроль сроков исполнения
  • Проверка и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля
  • Формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины.

Приложение «Делопроизводство» ППП «Канцлер», состоит из совокупности компонентов:

  Входящие документы

  Исходящие документы

   Внутренние документы

Программа (программный комплекс)автоматизации делопроизводства (приложение «Делопроизводство») позволяет автоматизировать работу с документами для следующих служб организации:

  • Канцелярия (включая машбюро)
  • Контрольная служба
  • Руководители всех уровней
  • Секретари руководителей (если руководители работают с бумажными документами)
  • Исполнители (все сотрудники, участвующие в процессе работы с документами, имеющие установленные рабочие места Notes)
  • Ответственные за делопроизводство в подразделениях
  • Отдел автоматизации (системный программист).

Компания IBA  занимается разработкой и внедрением систем автоматизации документооборота с 1998 года. Новое поколение приложения «Делопроизводство», модуля СЭД «Канцлер», также соответствует нормативно–правовой базе Республики Беларусь, и имеет ряд преимуществ перед предыдущим поколением:

  • Гибкость и настройка программного комплекса при помощи «Базовой системы»
  • Поддержка территориально–распределенных структур (филиалов) с единым центром управления
  • Движение по настраиваемому маршруту
  • Возможность подключения электронной цифровой подписи, сертифицированной в Республике Беларусь
  • Минимум ручного ввода: облегчение работы пользователей; защита от внесения некорректной информации
  • Усовершенствованный дизайн: Web–ориентированная структура панелей, разделение регистрационно–контрольной карточки на закладки, визуальные конструкторы
  • Новые функциональные возможности: генерация сопроводительных документов, контроль движения бумажной копии документа
  • Многофункциональный поиск: реквизитный, полнотекстовый и комбинированный поиск документов, сохранение результатов поиска в папку или документ-отчет, создание шаблонов поиска
  • Генерация отчетности любого вида: библиотека шаблонов, возможность создания новых шаблонов отчетов.

Автоматизированные системы документооборота, разработанные компанией IBA на основе программного продукта предыдущего поколения «Делопроизводство и контроль исполнения», в течение многих лет используются в органах государственного управления и производственных предприятиях. Этот программный продукт стал победителем конкурса на лучшее отечественное программное обеспечение в номинации «Системы управленческого документооборота» в рамках выставки PTS'2004.